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È lo strumento di organizzazione aziendale che permette alle Associazioni di pianificare e controllare costantemente l’avanzamento lavori all’interno dei diversi uffici che le compongono in ragione di impegni, scadenze, appuntamenti che Collaboratori e Risorse della struttura devono svolgere sulla base di calendari ed agende di lavoro.  La gestione trova la sua più completa applicazione in unione al modulo “Costi e Risorse”.
Si compone delle seguenti scelte :

1. AGENDA CALENDARIO
1.1. CALENDARIO
1.2. PLANNER
1.3. IMPEGNI VARI E GESTIONE PRATICHE
1.4. ASSEGNA IMPEGNI
1.5. SPUNTA IMPEGNI AGENDA
1.6. STAMPE

2. CANCELLA IMPEGNI VARI E PRATICHE

3. BOLLETTINI CC/P

4. LIBRI SOCIALI

5. TABELLE PRECARICATE
 


1. AGENDA CALENDARIO

È il cuore dell’intera gestione e consente di accedere a tutte le procedure e “sotto-gestioni” che la compongono. Scopo dell’Agenda è organizzare il lavoro dell’Associazione suddividendo e pianificando le diverse attività per ogni Collaboratore utilizzando una interfaccia simil MS-Outlook. È possibile definire un organigramma in modo da controllare gli accessi alle attività riconoscendo sempre chi può assegnare compiti (Responsabile di gestione) e chi li deve invece semplicemente svolgere (Collaboratori).
All’atto pratico l’operatore può accedere, previo riconoscimento, alla propria agenda e/o a quella dei suoi collaboratori e controllare le attività assegnate su di un calendario perpetuo con giornate suddivise in ore, mezz’ore ovvero quindi minuti.

1.1 CALENDARIO

Sul calendario, in funzione delle scadenze che vengono definite, sono sempre visibili gli impegni, appuntamenti e/o appunti del giorno che l’operatore potrà decidere di pianificarsi in autonomia ovvero in accordo alle attività delle altre risorse che compongono lo stesso team di lavoro (se definito in organigramma).
Nel rispetto delle linee guida dei sistemi certificati di qualità gli impegni sono stati suddivisi in:

L’agenda svolge una funzione di desktop di lavoro e permette di accedere alle altre procedure (di seguito illustrate) rilevando di conseguenza in tempo reale qualsiasi variazione di appuntamenti, impegni, ecc.

1.2 PLANNER

Diversamente dall’ Agenda – che svolge soprattutto una funzione di strumento ad uso personale delle diverse Risorse – il planner costituisce lo strumento più idoneo per i Responsabili di Gestione per controllare l’andamento generale dell’intera struttura con una evidenziazione globale dei carichi di lavoro. Per favorire le diverse attività di controllo e pianificazione è possibile accedere a tre diversi livelli di dettaglio:

Planner ed Agenda sono intercambiabili e l’operatore può alternare il proprio lavoro di caricamento e di controllo tra le due procedure.

1.3 IMPEGNI VARI e GESTIONE PRATICHE

Le due procedure permettono di caricare in archivio gli impegni, scadenze ed appuntamenti per i diversi Clienti/Associati specificando un Collaboratore che, almeno in prima battuta, li ritroverà caricati sulla propria agenda in date calcolate direttamente dalla procedura sulla base di uno “scadenzario perpetuo” personalizzabile.
La logica di caricamento di questi impegni è sostanzialmente uguale, ma nel caso delle Pratiche gli impegni vengono “organizzati” in una cartella di lavoro (la pratica appunto) numerata progressivamente nell’ambito dell’anno di riferimento e completa di altre informazioni “preventive” (data di inizio lavori, durata e costo previsto, acconti ricevuti, ecc.) e consuntive (data di chiusura effettiva, importo totale della pratica, estremi di archiviazione, ecc.).
Impegni Vari e Pratiche possono essere caricati liberamente dall’operatore ovvero essere generate in modo automatico da una serie di bozze o matrici preconfezionate e personalizzabili che contengono al loro interno le definizione e le regole di applicazione delle scadenze.

1.4 ASSEGNA IMPEGNI

La procedura permette di assegnare ad uno specifico collaboratore una serie di impegni già presenti in archivio senza doverli richiamare a video uno alla volta. La funzione risulta estremamente comodo nei casi di:

1.5 SPUNTA IMPEGNI

La procedura permette di “chiudere” come completati una serie di impegni andando eventualmente a valorizzare il lavoro svolto ed eseguendo in questo modo un aggancio alla gestione Costi e Risorse e/o alla generazione degli addebiti da fatturare dei diversi clienti/associati.

1.6 STAMPE

Le numerose stampe disponibili a menù permettendo un controllo mirato dei carichi di lavoro sulle diverse risorse, forniscono le schede di lavoro con l’esplicitazione dei compiti e delle scadenze, predispongono le cosiddette “chek list di processo”, redigono le lettere di accettazione incarico. Sono evidentemente uno strumento indispensabile di completamento delle attività precedentemente descritte. Il ricorso a stampe in formato PCL le rende idonee anche come documenti ufficiali (documenti di qualità) da inoltrare ai clienti oltrechè come documenti ad uso interno. Pagina 20/43

2. CANCELLA IMPEGNI VARI e CANCELLA PRATICHE

Tramite due scelte differenziate di eliminare gli impegni generati sia del tipo “Vari” che del tipo “da Pratiche”.
La cancellazione permette quindi di eliminare gli impegni generati erroneamente o appartenenti agli anni precedenti che non si desidera più mantenere in linea; per facilitare l’operatore sono ovviamente previsti una serie di filtri per meglio discriminare gli impegni da cancellare.

3. BOLLETTINI CC/P

Il menù permette una gestione dei bollettini di versamento in conto corrente postale di tipo parametrico definibile anche dall’operatore e, analogamente alle procedure precedentemente descritte, abilita all’utilizzo dei dati relativi sia agli impegni vari che a quelli da pratiche.

4. LIBRI SOCIALI

Procedura di gestione delle vidimazioni periodiche per ogni registro o libro bollato in carico ad ogni Cliente di Associazione . Fornisce sia un archivio anagrafico (informazioni quali ad esempio il numero di pagine del libro), sia uno scadenzario delle vidimazioni.

5. TABELLE PRECARICATE

L’elevata adattabilità di “Agenda Scadenze” ai diversi “modelli di organizzazione” è possibile grazie da una attenta definizione della base dati che si concretizza in numerose tabelle di lavoro e di codifica personalizzabile per ogni Associazione:

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