Gestione costi e risorse

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Scopo della gestione è il monitoraggio costante dei lavori svolti in Associazione dalle diverse Risorse e Collaboratori finalizzato ad un controllo “giornaliero” dei servizi offerti ai clienti/associati. Dalla compilazione di queste schede lavori nascono le rilevazioni dei costi della struttura che possono essere confrontati con gli ipotetici ricavi. La gestione costituisce la naturale prosecuzione del lavoro iniziato in Agenda Scadenze (precedentemente descritta): dalla pianificazione dei lavori si passa all’analisi dei costi ed al controllo delle Risorse che hanno svolto i suddetti lavori.

Si compone delle seguenti scelte :

1. PRIMA NOTA ORE
2. SCHEDA A VIDEO

3. BUDGET
4. VIDIMAZIONE
5. CANCELLAZIONE MOVIMENTI
6. VERIFICA BUDGET
7. STAMPE
8. RICALCOLO COSTI E RICAVI
9. MODIFICA REGISTRAZIONI


1. PRIMA NOTA ORE

È il programma principale dell’intera gestione e permette di compilare le schede di lavoro giornaliere dei diversi collaboratori e risorse che operano all’interno della struttura.

Ogni collaboratore registra sulla propria scheda le attività svolte identificando:

  • il cliente/associato
  • il lavoro (opportunamente catalogato tramite tabelle)
  • ore o quantità
  • spese sostenute

in base a queste informazioni combinate con i parametri di “costi, rimborsi e ricavi” relativi ad ogni singolo collaboratore, la scheda fornisce in tempo reale una valutazione di costi e possibile ricavo del lavoro e della risorsa.

 

2. SCHEDA A VIDEO

Il programma permette un rapido controllo della scheda lavori, non tanto dal punto di vista dei collaborati, quanto del singolo Cliente/Associato. Fornisce un immediato strumento di controllo per le verifiche telefoniche e di avanzamento lavori.

 

3. BUDGET

Il programma permette il caricamento di budget mensili sui lavori di Associazione predisponendo una base dati sulla quale effettuare verifiche e confronti periodici. La procedura permette dei caricamenti veloci duplicando le informazioni di un mese sull’altro impostando eventualmente una percentuale di incremento o decremento. Per ogni anno sono previsti 99 budget che possono costituire delle diverse “proiezioni”.

 

4. VIDIMAZIONI

In un contesto di “sistema certificato di qualità” le schede lavori dei diversi collaboratori necessitano di una approvazione da parte del Responsabile di gestione che ne certifichi la veridicità e l’aderenza con quanto preventivato (vedi agenda scadenze ad esempio). I lavori considerati conclusi possono essere trasformati in addebiti ai Clienti/Associati e quindi resi immediatamente visibili sulla scheda di “Prima Nota Addebiti” pronti per una possibile fatturazione.

 

5. CANCELLAZIONE MOVIMENTI

È il programma che permette di eliminare in modo veloce le registrazioni caricate erroneamente e/o di effettuare una “pulizia” degli archivi per un certo numero di anni passati che non si desidera più mantenere in archivio

 

6. VERIFICA BUDGET

La procedura permette di effettuare il controllo periodico tra dati preventivi (i budget) ed consuntivi (le scheda lavoro dei collaboratori). Il controllo può essere effettuato a diversi livelli di dettaglio, per singoli mesi e/o per l’annualità intera, in valore assoluto ovvero in percentuale.

 

7. STAMPE

Rappresentano il punto di forza della gestione in quanto permettono un controllo ed una interpretazione delle informazioni caricate sulle schede lavoro. Il numero e la varietà di queste stampe testimonia l’attenzione dedicata agli aspetti fondamentali del “controllo delle risorse” non già come strumento coercitivo, bensì come strumento di lavoro per migliorare le attività e l’erogazione dei servizi.

  • Scheda Clienti /Collaboratori concentra l’attenzione sul “chi ha lavorato per chi” e pertanto costituisce un elemento di valutazione del Collaboratore e del “peso” del Cliente
  • Scheda Clienti/Data/Tematica/Causale concentra l’attenzione sul servizio reso indipendentemente da quale Collaboratore, Risorsa, Ufficio lo ha erogato
  • Scheda Clienti/Pratica permette il controllo dei lavori raffrontando le attività preventivate (impegni e scadenze della Gestione Pratiche) con le attività effettivamente svolte e registrate sulle schede di lavoro.
  • Scheda Completa è la stampa di controllo e monitoraggio delle attività e permette una vista globale di tutte le attività svolte organizzate per Collaboratore/Cliente-Associato/Pratica/Servizio/Tematica/Causale/Data; è una stampa ad uso interno che amplia l’analisi della Scheda Clienti/Collaborati precedentemente descritta
  • Stampa riepilogativa clienti permette una verifica sintetica delle ore dedicate ad un cliente
  • Altre statistiche fornisce una serie di ulteriori stampe ordinate cronologicamente e/o per lavoro allo scopo di controllare le attività svolte dalla struttura

Genericamente per ogni stampa sono disponibili prospetti sintetici o dettagliati, con diverse opzioni di ordinamento ed esposizione delle informazioni in modo incontrare le numerose esigenze di Collaboratori, Risorse, Responsabili di servizio e gestione.

 

8. RICALCOLO COSTI E RICAVI – MODIFICA ADDEBITI

Sono procedure di utilità che permettono agli incaricati di gestione di “manipolare” le registrazioni e le schede lavoro in funzione di modifiche dell’organizzazione della struttura. Ad esempio in occasione in una variazione dei rimborsi chilometrici (uso dell’autovettura personale) risulta comodo poter aggiornare le schede dei collaboratori in modo “automatico” senza doverle richiamare una alla volta.


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