Attività giornaliere

Rientrano in questo modulo tutte le procedure gestite giornalmente dall’Associazione.

1. PRIMA NOTA
2. EMISSIONE FATTURE
3. GESTIONE DI CASSA
4. DOCUMENTI DI PAGAMENTO
5. STAMPE DI SERVIZIO
6. STAMPE STATISTICHE


1 PRIMA NOTA

Il menù permette:

  • Caricamento degli addebiti (per servizi) ai Clienti/Associati.

Dato utente (Associazione, Centro Servizi, Patronato, ecc.) e Cliente è possibile caricare le prestazioni offerte a quest’ ultimo suddividendole per codice Pratica e/o per codice Raggruppo e/o tipologie di servizio. E’ inoltre possibile completare i dati mancanti di ogni prestazione richiamata, nonchè integrare la descrizione della stessa mediante una serie di righe descrittive aggiuntive. Mediante apposite funzioni è anche possibile caricare direttamente le anagrafiche Cliente ed effettuare un caricamento degli addebiti in modalità ripetitiva. In ogni momento è possibile controllare sia a video che su carta l’elenco degli addebiti registrati e simularne la fatturazione in tempo reale.

  • Stampare o visualizzare in modo analitico o sintetico gli addebiti da fatturare o fatturati per studio o per cliente. Eliminazione, sequenziale o selettiva per Clienti, dei righi di prima nota non ancora fatturati.
  • Stornare o cancellare un documento emesso, sia in modalità reale che proforma, e di ripristinare automaticamente gli addebiti in prima nota per eventuali modifiche e/o correzioni.
  • Caricamento automatico di addebiti ai Clienti/Associati sulla base dei lavori svolti all’interno degli altri moduli che compongono il Sistema Informativo Globale. Esempi di addebito automatico sono il computo delle registrazioni contabili, la valorizzazione dei diversi quadri compilati delle dichiarazioni, le elaborazioni dei cedolini paga, ecc.
  • Attività accessorie quali la rivalutazione di addebiti non fatturati, l’accorpamento di addebiti in un’unica voce di tariffario

2 EMISSIONE FATTURE

Il sottomenù Emissione Documenti permette il completamento del ciclo lavorativo per gli utenti che intendono gestire una fatturazione di tipo differito (periodica) oppure immediato.

Alcune delle funzioni che compongono la procedura di “Emissione dei documenti” sono: :

  • fatturazione a flussi o sequenziale per tutti i clienti
  • fatturazione immediata
  • ristampa dei documenti emessi
  • manutenzione dei documenti di avviso (proforma)
  • trasformazione dei documenti di avviso (proforma) in documenti effettivi

Caratteristiche dell’emissione:

  • La fatturazione a flussi svolge il duplice compito di calcolo e stampa dei documenti (fatture, ricevute, note di credito) scandendo tutti i righi caricati in prima nota (non ancora stampati). E’ possibile stampare documenti sia di tipo reale che proforma in versione effettiva o simulata . Con la stampa effettiva vengono aggiornati tutti gli archivi di fatturazione con generazione automatica, opzionale, dei movimenti in contabilità Associazione. La stampa dei documenti può essere fatta sia su modulistica personalizzata sia utilizzando modulistica “tradizionale” che in formato laser PCL/PDF. In funzione delle modalità di pagamento concordate con i Clienti/Associati è possibile generare automaticamente le disposizioni RB/RID/Bonifici o Deleghe/MAV con successiva gestione di “tesoreria” (stampa effetti, generazione supporti magnetici).
  • La fatturazione immediata, dato utente e Cliente, permette sia il caricamento delle prestazioni offerte sia il richiamo delle stesse dall’inserimento dalla prima nota. Consentendo la suddivisione o l’integrazione per Codice Pratica e/o per Raggruppo. Dalla fase di caricamento/richiamo si passa direttamente alla stampa del documento usufruendo degli stessi automatismi descritti per la fatturazione a flussi. È possibile emettere oltre alla fattura reale o proforma (avviso) documenti di acconto e note di credito.
  • Possibilità di manutenzione e trasformazione dei documenti proforma in documenti reali con eventuale manipolazione degli addebiti prima dell’esecuzione della stampa.
  • La modulistica è completamente personalizzabile utilizzando anche la tecnologia laser PCL con possibilità di differenziazione tra documenti proforma (avvisi) e documenti reali (fatture, ricevute, note di credito)

 

3 GESTIONE DI CASSA

Permette di svolgere le attività di “sportello” tipiche dell’Associazione e che possono essere così riassunte:

  • servizio di cassa
  • estratti conto
  • elenco incassi e pagamenti
  • gestione insoluti, pratiche legali e stralci
  • tesoreria assegni (caricamento e distinta assegni)
  • distinte di versamento in banca
  • scadenzario pagamenti
  • calcolo interessi di mora
  • cancellazione movimenti

Caratteristiche della procedura:

  • Gestione della cassa con modalità di sportello bancario, apertura e chiusura periodica con possibilità di aggiornamento contabile, versamenti/prelievi di contante con aggiornamento contabile e del saldo presente in cassa, registrazione di tutte le operazioni di entrata e di uscita di cassa tra cui:
    • emissione ed incasso di fatture Clienti,
    • entrate generiche di cassa,
    • uscite di cassa per pagamenti a fornitori,
    • movimenti tra sottoconti,
    • emissione di lettere liberatorie.
  • stampa estratti conto con funzione di verifica situazione Cliente (funzione di controllo interno all’Associazione) e di comunicazione al Cliente stesso tramite lettera in formato laser PCLo PDF.
  • stampe di verifica dello sportello con controllo delle operazioni di aperture e chiusure casse nonché controllo dettagliato di tutte le operazioni registrate.
  • elenco degli incassi e pagamenti con possibilità di personalizzazione del tabulato da utilizzarsi come verifica dei movimenti di cassa o come ordini di accredito/addebito.
  • registrazione degli insoluti con possibilità di aggiornamento contabile diretto e creazione di addebito delle spese al Cliente/Associato; apertura della pratica legale in seguito ad insoluti e chiusura della posizione debitoria del Cliente/Associato tramite stralcio dei documenti con possibilità di aggiornamento contabile della situazione (“crediti inesigibili”).
  • gestione degli assegni con possibilità di stampa della distinta per versamenti in banca.
  • stampa dei movimenti con possibilità di personalizzazione per versamenti (ordini di accredito) in banca.
  • gestione dello scadenzario pagamenti alimentato dalle attività di fatturazione precedentemente descritti. Per ogni Cliente/Associato è possibile controllare la situazione dei documenti emessi e dei relativi pagamenti effettuati o da effettuare;
  • possibilità di calcolo simulato ovvero effettivo degli interessi di mora sui mancati pagamenti con addebito della mora direttamente sulla scheda addebiti del Cliente/Associato; è disponibile una stampa di controllo per le necessarie attività
  • verifica interna nonché una stampa in formato lettera da inviare direttamente al Cliente con possibilità di gestire diversi testi di accompagnamento (primo e secondo avviso).
  • cancellazione dei movimenti inseriti per correzione errori o per eliminazione dati anni precedenti.

 

4 DOCUMENTI DI PAGAMENTO

Permette la generazione e/o la gestione delle disposizioni relative a pagamenti tramite ricevute bancarie, RID, bonifici o deleghe, MAV.

La gestione si compone delle seguenti scelte:

  • manutenzione effetti
  • cancellazione
  • brogliaccio effetti
  • emissione su modulo parametrico e lettura facilitata
  • emissione su supporti magnetici
  • distinta per banca utente
  • distinta per banca Cliente.

Caratteristiche generali della procedura:

  • caricamento degli effetti o modifica degli effetti generati automaticamente durante le fasi di emissione delle fatture.
  • cancellazione degli effetti inseriti per correzione errori o per eliminazione dati anni precedenti.
  • stampa di verifica con possibilità di prenotazione dei Clienti e selezione della banca di appoggio.
  • emissione degli effetti sia su modulo cartaceo che file con selezione dei Clienti della banca di appoggio e possibilità di creazione di un raccordo tra le banche dei Clienti e la banca di appoggio al fine di agevolare operazioni su “stessa piazza” o tra istituti dello stesso gruppo di credito.

L’emissione avviene tramite tracciati parametrici precaricati e modificabili. Possibilità di stampa delle distinte di accompagnamento degli effetti sia in ordine di banca dell’utente che dei Clienti.

 

5 STAMPE DI SERVIZIO

Raggruppa tutte le stampe di prospetto e interrogazione degli archivi di fatturazione:

  • rubrica Clienti
  • etichette
  • elenco e scheda documenti emessi (sintetico/dettagliato)
  • brogliaccio lettere liberatorie
  • situazione cliente
  • lettera di sollecito

 

6 STAMPE STATISTICHE

Raggruppa tutte le stampe di prospetto e interrogazione degli archivi di fatturazione:

  • Riepilogo del fatturato (con possibilità di raffronto con un anno i riferimento)
  • Statistiche Attività
  • Verifica del fatturato