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Rientrano in questo modulo tutte le procedure che permettono all’Associazione di generare e manutenere gli archivi di base al fine il corretto funzionamento della procedura.

Si compone di 10 sottomenù :

1. ANAGRAFICA ASSOCIAZIONE
2. STRUTTURA DELL’ASSOCIAZIONE

3. GESTIONE ESERCIZI
4. ANAGRAFICA CLIENTI/ASSOCIATI
5. RACCORDO ASSOCIATI
6. AGGREGAZIONE ASSOCIATI
7. TARIFFARIO
8. CONTRATTI
9. ORGANIGRAMMI UFFICI
10. ARCHIVI COSTI E RISORSE


1. ANAGRAFICA ASSOCIAZIONE

La procedura permette il caricamento e la manutenzione dell’anagrafica che identifica l’Associazione, il Centro Servizi, il Patronato, ecc. Oltre ai dati puramente anagrafici vengono richiesti anche dati tipici dell’ambiente di fatturazione che verranno utilizzati nelle attività giornaliere precedentemente illustrate. Legata all’anagrafica dell’Associazione vi è una tabella di configurazione che permette all’operatore di abilitare/disabilitare una serie di opzioni corrispondenti a procedure che possono far parte della gestione associazioni.

Per ogni anagrafica è possibile definire per esempio:

  • modalità di pagamento
  • banca di appoggio
  • aliquota IVA personalizzata
  • gestione di tariffari personalizzati
  • modulo da utilizzare per la stampa dei documenti reali o proforma
  • modalità di emissione fatture/ricevute

 

2. STRUTTURA DELL’ASSOCIAZIONE

E’ un ampliamento del concetto di anagrafica di associazione e permette di definire l’insieme delle società che compongono l’associazione intesa come Ente.

Viene normalmente definita STRUTTURA una anagrafica che raccoglie sotto di se, tutte le anagrafiche corrispondenti ad Associazione, Centro Servizi, Cooperative, Patronati, ecc. che si intendono gestire nelle procedure di fatturazione, di gestione casse, di tesseramento, ecc.

 

3. GESTIONE ESERCIZI

E’ un programma di utilità che permette di controllare e manutenere l’archivio che si occupa della numerazione automatica dei documenti emessi dai diversi Utenti della Struttura (fatture proforma e reali, R.B., R.I.D. e bonifici bancari).

 

4. ANAGRAFICA CLIENTI/ASSOCIATI

La procedura permette il caricamento e la manutenzione dell’anagrafica dei Clienti intesi non come semplici associati di tesseramento, ma come Clienti di fatturazione.

Oltre ai dati puramente anagrafici vengono richiesti anche dati tipici dell’ambiente di fatturazione che permettono di personalizzare il trattamento del Cliente all’interno delle attività di gestione.

Per ogni Cliente è possibile definire per esempio:

  • modalità di pagamento
  • banca di appoggio
  • indirizzi di recapito documenti emessi
  • aliquota IVA personalizzata.

 

5. RACCORDO ASSOCIATI

Per le Associazioni che lo prevedono è possibile caricare una serie di raccordi tra gli associati allo scopo di evidenziare, per esempio, le composizioni dei nuclei famigliari o societari.

Grazie ai raccordi associati è successivamente possibile abilitare delle fatturazioni cumulative per più anagrafiche del tipo:

 

  • fatturazione della dichiarazione dei redditi al dichiarante comprensiva di quella del coniuge
  • fatturazione della dichiarazione dei redditi dei singoli soci direttamente alla società.

 

6. AGGREGAZIONE ASSOCIATI

Sempre allo scopo di unire in gruppi omogenei i clienti/associati è prevista questa ulteriore codifica definita “aggregazione” che amplia il concetto dei raccordi in quanto supera il diretto legame familiare/societario tra le anagrafiche per spingersi in accorpamenti dei clienti della specifica sede a cui si rivolge per la fruizione dei servizi

 

7. TARIFFARIO

E’ possibile definire un tariffario personalizzato per ogni singolo Utente che compone la Struttura associativa corrispondente a tutti i servizi addebitabili ai Clienti/Associati per i quali applicare tariffe standard o personalizzate di tipo a quantità, forfait, a percentuale nonchè regolate da tabelle a scaglione. Le prestazioni che compongono il tariffario vengono suddivise per tipologie di trattamento ed è stata quindi prevista la seguente classificazione:

  • competenze
  • spese documentate
  • somme ricevute
  • somme anticipate
  • spese non documentate
  • cessioni.

Per ogni prestazione è inoltre possibile definire l’aliquota di riferimento, la modalità di pagamento, le contropartite di travaso dell’addebito in contabilità all’atto della sua fatturazione. Tra le funzioni accessorie al tariffario è anche prevista una procedura di rivalutazione che permette l’aggiornamento del tariffario con la possibilità di aumentare o diminuire in percentuale o valore assoluto gli importi delle prestazioni. È inoltre disponibile, anche se di utilizzo poco frequente, la gestione di un tariffario di riferimento sul quale definire importi minimi e massimi delle prestazioni corrispondenti ai servizi erogabili. Grazie a questo tariffario in sede di fatturazione sarà possibile eseguire un controllo ed eventualmente rilevare la condizione di addebito al Cliente/associato che non rispetta il riferimento impostato. E’ ovviamente disponibile una stampa, sintetica e dettagliata, che permette di verificare ed archiviare il Tariffario sia per quanto riguarda le prestazioni generali che quelle personalizzate per Utente e/o per Clienti.

 

8. CONTRATTI

E’ possibile definire una serie di contratti base che verranno utilizzati, nelle apposite procedure descritte precedentemente, per la generazione dei contratti personalizzati per singolo Cliente.

Sono previste inoltre le procedure di rinnovo delle bozze e di stampa di controllo.

 

9. ORGANIGRAMMI UFFICI

La gestione permette di configurare l’Associazione in termini di “dislocazione” sul territorio una organizzazione con definizione degli uffici a partire da una ipotetica sede nazionale sino ad arrivare ai singoli uffici operativi (e non).

Sulla base di questa tabella nascono le regole principali di lavoro per quanto concerne le modalità di:

erogazione dei servizi

  • fatturazione dei servivi
  • incasso fatture/ricevute emesse
  • trasferimenti di archivi tra sedi per attività di controllo

 

10. ARCHIVI COSTI E RISORSE

Rientrano in questa voce di menù tutte le procedure che permetto di gestire archivi e tabelle di riferimento indispensabili al corretto funzionamento della gestione “Costi e Risorse” precedentemente descritta. Come per “Agenda Scadenze” anche in questo caso le possibilità di adattamento alle diverse organizzazioni della gestione sono garantita dalla tabelle personalizzabili che ogni Struttura dovrà evidentemente calare nel proprio “modus operandi”:

  • COLLABORATORI permette di catalogare le Risorse che operano all’interno dell’organizzazione definendo parametri di costi orari, rimborsi chilometrici, ricavi orari
  • ORGANIGRAMMA permette di organizzare i collaboratori definendo le possibili gerarchie operative, la composizione dei “team di lavoro”, la possibilità di accedere o meno ai cosiddetti “dati sensibili”
  • SERVIZI, TEMATICHE E CAUSALI rappresentano la codifica a tre livelli (come un piano dei conti) dei possibili lavori eseguiti dall’Associazione per conto ed in favore per propri Clienti/Associati. Il ricorso ad una codifica a tre livelli (libera) garantisce il necessario compromesso tra esigenze di uniformità di catalogazione, dettaglio statistico, trasparenza verso il fruitore del servizio, ecc.
  • RESPONSABILI CLIENTI permette l’abbinamento tra Collaboratori e Clienti/Associati al fine di identificare i soggetti di riferimento all’interno dell’Associazione. La relativa stampa di archivio permette, di fatto, la creazione del mansionario.