Conservazione documenti informatici

La Conservazione dei documenti informatici: gli obblighi per i privati

Scattano dal 1 gennaio 2022 le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate da AGID a settembre 2020, le quali hanno il compito di regolamentare i processi legati al documento informatico, in ottica di semplificazione e razionalizzazione nonché di sostituzione della precedente (frammentaria e ormai obsoleta) regolamentazione.

Le Linee Guida hanno valore di vera e propria regolamentazione valevole nei confronti di tutti, non di mero atto di indirizzo, e non solo nei confronti della P.A. ma anche dei privati (cfr. punto 1.2 delle Linee Guide che rimanda all’art. 2 comma 3 del CAD).

Le prescrizioni contenute nelle Linee Guida sono da applicarsi dal 1 gennaio 2022

In merito al processo di Conservazione del documento informatico, il C.A.D. (Codice dell’Amministrazione Digitale) e le Linee Guida definiscono ruoli e responsabilità, tra i quali emergono:

  • il Titolare dell’oggetto della conservazione;
  • il Responsabile della Conservazione;
  • il produttore dei Pacchetti di Versamento;
  • il Conservatore.
 

Il Titolare dell’oggetto della conservazione è il soggetto produttore dell’oggetto della conservazione, cioè il produttore dei documenti informatici da conservare.

Il Responsabile della Conservazione, ovvero, il soggetto  che  definisce  e  attua  le  politiche  complessive  del  sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia. Tale figura deve essere nominata all’interno del soggetto Produttore/Titolare ed ha molteplici compiti, tra cui quello di redigere il Manuale della Conservazione che va tenuto costantemente aggiornato in caso di modifiche normative, organizzative, procedurali, tecnologiche.

Tale figura nelle P.A. deve essere un dipendente del soggetto Titolare, formalmente designata e in possesso di idonee competenze informatiche, giuridiche, archivistiche. Nei soggetti diversi dalla P.A. tale ruolo può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione ma diverso dal Conservatore, il quale deve essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. In caso di utilizzo di un soggetto esterno, resta ferma in capo al Titolare la responsabilità della funzione e del controllo sull’operatore dell’outsourcer.

Il Conservatore è il soggetto pubblico o privato, accreditato presso AGID, che svolge attività di conservazione dei documenti informatici, cioè svolge il servizio di conservazione (come ad esempio Infocert) e redige il proprio Manuale per il servizio di conservazione, diverso da quello del Produttore/Titolare.

Riferimenti: art. 44 d.lgs. 82/2005; Linee Guida AGID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

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