Smartphone del lavoratore: rilevazione delle presenze tramite apposita “App”

Lo smartphone del lavoratore può diventare, a determinate condizioni, un valido strumento di ausilio a vantaggio dello stesso datore di lavoro che intende snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale, con particolare riferimento al sistema di rilevazione degli accessi in sostituzione del tradizionale “cartellino” da timbrare.

Oltre a rendere più veloce e meno costoso il sistema di rilevazione, in alcune situazioni (si pensi ad alcune specifiche realtà che coinvolgono aziende artigiane o Pmi che offrono servizi “fuori sede”) potrebbe anche prospettarsi l’unica valida soluzione nel caso in cui il datore di lavoro desideri conoscere con certezza ed in tempo reale quanti e quali prestatori stanno svolgendo l’attività presso i diversi clienti dell’azienda.

Il nuovo ambito normativo

Le ultime riforme normative hanno semplificato e liberalizzato la tematica dei controlli nel caso di strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Nell’ipotesi prospettata è agevole sostenere che l’utilizzo dello strumento, volto a snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale, rientri in questa casistica e che, pertanto, non sia necessario il ricorso alla procedura più stringente prevista per le attività di “mero controllo” - come la videosorveglianza - che richiedono o un accordo sindacale o, in subordine, un’autorizzazione amministrativa.

In questo senso, per non ricadere nell’ipotesi di strumento di “mero controllo”, occorre che l’app venga attivata solo nel momento della timbratura, senza rilevare nessun ulteriore dato, e che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dalla normativa “privacy”.

Rispettate queste condizioni, le informazioni raccolte saranno utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, pertanto anche a fini disciplinari.

Si pensi al caso di una piccola impresa di pulizie Alfa, con sede in Reggio Emilia, con 13 dipendenti con in attivo in questo momento 30 clienti (uffici ed abitazioni private) tra le province di Bologna, Modena e Reggio Emilia.

Il lavoratore Marco, dipendente di Alfa, fornito dell’“App” sopradescritta installata sul proprio smartphone:

-  nella giornata del 13 ottobre 2017 entra in ritardo per l’esecuzione della pulizia dell’abitazione in Via Zucchi, 45/y (Modena);
- nella giornata del 15 ottobre 2017 entra in ritardo per l’esecuzione della pulizia dell’ufficio in Via Santo Stefano, 1764/m (Bologna);


L’impresa, effettuati i “controlli” dal proprio software presente nel pc c/o la sede a Reggio, potrà decidere di contestare al lavoratore, secondo le regole previste dal CCNL applicato, i comportamenti negligenti tenuti dal lavoratore nelle giornate del 13/10/2017 e del 15/10/2017.

All’esito del procedimento disciplinare verrà erogata la relativa sanzione.

Alcune regole per il corretto l’utilizzo del sistema di rilevamento tramite “App”

Si tenga presente, inoltre, che anche il Garante della Privacy (Provvedimento n. 350 dell’8.9.2016) ha ritenuto legittime le timbrature tramite “app” nel rispetto delle regole da lui fissate che, allorquando rispettate, escluderebbero anche l’obbligo di verifica preliminare ex art. 17 del Codice privacy necessaria, invece, per il trattamento che presenti rischi specifici.

Il Garante privacy, infatti, ha accolto un'istanza di verifica preliminare presentata da alcune società di somministrazione, volta a richiedere ai propri dipendenti (operanti presso altre ditte o svolgenti sistematicamente attività fuori sede) di installare una “app” sugli smartphone di loro proprietà per rilevare l’inizio e la fine dell'attività lavorativa e per snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale.

L’utilizzo dell’app, che prevede l'uso di dati di geolocalizzazione, è stata ammessa dall’Authority, in base al cosiddetto "bilanciamento di interessi", qualora le aziende assicurino:

- la possibilità per chi non intenda scaricare l’app di continuare ad entrare ed uscire dal posto di lavoro impiegando i sistemi tradizionali di rilevamento già in uso;

il perfezionamento del sistema nella prospettiva della "privacy by design", cioè applicando il principio di necessità alla luce dei possibili errori nell'accuratezza dei sistemi di localizzazione (verifica dell’associazione delle coordinate geografiche della sede di lavoro e posizione del lavoratore);

- un’icona ben visibile sullo schermo del telefonino indicante che la funzione di localizzazione è attiva; una configurazione tale da impedire il trattamento, anche accidentale, di altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (dati di traffico telefonico, sms, posta elettronica, navigazione in Internet, etc.);

- la notificazione al Garante, prima dell’attivazione del nuovo sistema, che indichi i tipi di trattamenti e le operazioni che si intendono compiere; l’informativa completa per i dipendenti (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati);
- l’adozione di tutte le misure di sicurezza volte a preservare l'integrità dei dati e vietare l'accesso alle persone non autorizzate.